Dokumenty a vnitřní pravidla spolku
Power of Kindness z. s. postupně zavádí systém řízené dokumentace, jehož cílem je zajistit dohledatelnost rozhodnutí, platných verzí dokumentů, způsobu jejich schválení, odpovědnosti jednotlivých osob a návaznosti na smlouvy, dary, reporty a další činnost spolku.
Dokumenty jsou označovány interními identifikátory a evidovány v rámci systému řízené dokumentace. Některé dokumenty jsou veřejně dostupné, jiné jsou interní nebo obsahují důvěrné informace a nejsou určeny k veřejnému zveřejnění.
Zakladatelské a rejstříkové dokumenty
POK-ST – Stanovy spolku
POK-ZAP – Zápis z ustavující schůze
Schválené dokumenty
POK-SMD-20260610-001 – Směrnice řízené dokumentace
Směrnice upravuje tvorbu, evidenci, schvalování, ukládání, archivaci a používání dokumentů spolku.
Dokumenty v připomínkovém řízení
POK-ETK – Etický kodex spolku
Kodex stanoví základní hodnoty, principy jednání, odpovědnost a očekávané chování členů, dobrovolníků a osob vystupujících jménem spolku.
Po schválení bude zveřejněna jeho platná verze.
Připravované směrnice a pravidla
POK-SM – Finanční směrnice a pravidla použití darů
POK-SM – Střet zájmů a schvalování podpory
POK-SM – Transparentnost, reporty a důkazní podklady
POK-MED – Pravidla práce s fotografiemi, videem a veřejnými výstupy
POK-SM – Pravidla pro dary, potvrzení, storna a chybné platby
POK-SM – Platební infrastruktura a zahraniční převody
POK-SM – Jednací řád a pravidla elektronického hlasování
POK-BEZ – Bezpečnostní desatero
POK-BEZ – Pravidla přístupů, rolí a práce se SharePointem
POK-PKI – Certifikáty, kryptografické klíče a elektronické podpisy
POK-SPS – Evidence, archivace a retenční pravidla
Smluvní a darovací dokumentace
POK-SML – Memorandum o spolupráci s partnerskou organizací
POK-SML – Rámcová smlouva o podpoře
POK-SML – Účelová darovací smlouva spolek → příjemce
POK-SML – Jednoduchá humanitární darovací smlouva pro fyzickou osobu
POK-SML – Darovací smlouva dárce → spolek
POK-DAR – Potvrzení o daru
Pravidelné výstupy spolku
POK-VZ – Výroční zpráva spolku
POK-UZ – Účetní závěrka a finanční výkazy
POK-ZAP – Výroční členská schůze a související usnesení
POK-HLA – Evidence hlasování
POK-PRI – Evidence připomínkových řízení
Elektronické ověřování a certifikáty
POK-PKI – Power of Kindness Root CA
Spolek provozuje vlastní interní certifikační autoritu určenou pro elektronické ověřování dokumentů a souvisejících služeb.
Veřejný kořenový certifikát je dostupný ke stažení samostatně. Instalace certifikátu není nutná pro běžné používání webových stránek spolku.
Dostupnost dokumentů
Některé dokumenty budou po schválení zveřejněny v plném znění. Dokumenty obsahující osobní údaje, bezpečnostní informace, smluvní ujednání nebo jiné důvěrné informace nemusí být veřejně dostupné.
V odůvodněných případech může být poskytnuta veřejná, anonymizovaná nebo zkrácená verze dokumentu, případně informace o jeho existenci a účelu.
Seznam dokumentů, jejich stav a dostupné veřejné verze budou průběžně aktualizovány.
Jazykové verze dokumentů
Primárním a rozhodujícím jazykem dokumentace spolku je český jazyk. Některé dokumenty mohou být pro informační účely přeloženy do dalších jazyků, zejména ukrajinštiny nebo angličtiny.
V případě rozporu mezi jednotlivými jazykovými verzemi je vždy rozhodující české znění dokumentu.