Документы и внутренние правила ассоциации
Power of Kindness z. s. постепенно внедряет систему управляемой документации, целью которой является обеспечение прослеживаемости решений, действующих версий документов, порядка их утверждения, ответственности отдельных лиц и связи с договорами, пожертвованиями, отчётами и другой деятельностью ассоциации.
Документы помечаются однозначными внутренними идентификаторами и учитываются во внутренней системе. Некоторые документы общедоступны, другие являются внутренними или содержат конфиденциальную информацию и не предназначены для публичного раскрытия.
Учредительные и реестровые документы
Устав ассоциации
Протокол учредительного собрания
Утверждённые управляемые документы
POK-SMD-20260610-001 – Директива управляемой документации
Директива регулирует создание, учёт, утверждение, хранение, архивирование и использование документов ассоциации.
POK-PKI-20260611-001 – Директива по управлению сертификатами, криптографическими ключами, электронными подписями и печатями
Директива устанавливает правила эксплуатации внутренней сертификационной инфраструктуры, защиты криптографических ключей, выдачи и учёта сертификатов, электронных подписей, печатей и штампов времени.
POK-ETK-20260617-001 – Этический кодекс ассоциации
Внутренний регламент, определяющий основные ценности, принципы поведения и ответственное обращение с доверием доноров.
Документы в подготовке
Ассоциация готовит в частности:
- финансовую директиву и правила использования пожертвований,
- правила конфликта интересов,
- правила прозрачности, отчётности и доказательных материалов,
- правила работы с фотографиями, видео и публичными материалами,
- правила по пожертвованиям, подтверждениям, сторнированию и ошибочным платежам,
- правила платёжной инфраструктуры и международных переводов,
- регламент и правила электронного голосования,
- правила безопасности,
- правила доступа, ролей и работы с SharePoint,
- правила делопроизводства, архивирования и хранения,
- шаблоны договоров и пожертвований.
Полный внутренний идентификатор планируемому документу присваивается только при его формальном создании в учёте.
Регулярные отчёты
Ассоциация по соответствующим периодам будет готовить в частности:
- годовые отчёты,
- бухгалтерскую отчётность и финансовые отчёты,
- отчёты о предоставленной помощи,
- протоколы общих собраний и связанные решения.
Электронная проверка
Ассоциация эксплуатирует собственную внутреннюю сертификационную инфраструктуру для электронной проверки документов, приложений и связанных услуг.
Публичный корневой сертификат Power of Kindness Root CA и инструкция по его проверке доступны на отдельной странице . Установка сертификата не требуется для обычного использования веб-сайта ассоциации.
Доступность документов
Некоторые документы могут быть опубликованы в полном тексте. Документы, содержащие персональные данные, информацию о безопасности, договорные условия или другую конфиденциальную информацию, могут быть недоступны публично.
В обоснованных случаях может быть предоставлена публичная, анонимизированная или сокращённая версия документа либо информация о его существовании и цели.
Публичный перечень является информационным обзором. Основным источником истины остаётся внутренний учёт и финальный документ, хранящийся в назначенном хранилище ассоциации.
Языковые версии
Основным и решающим языком документации ассоциации является чешский. Отдельные документы могут быть переведены в информационных целях, в частности на украинский или английский.
При расхождении языковых версий решающим является чешский текст документа, если для конкретного документа прямо не установлено иное.