Документи та внутрішні правила спілки
Power of Kindness z. s. поступово впроваджує систему керованої документації, метою якої є забезпечення простежуваності рішень, чинних версій документів, способу їх затвердження, відповідальності окремих осіб і зв'язку з договорами, пожертвами, звітами та іншою діяльністю спілки.
Документи позначаються однозначними внутрішніми ідентифікаторами та обліковуються у внутрішній системі. Деякі документи є публічно доступними, інші є внутрішніми або містять конфіденційну інформацію і не призначені для публічного оприлюднення.
Засновницькі та реєстрові документи
Статут спілки
Протокол установчих зборів
Затверджені керовані документи
POK-SMD-20260610-001 – Директива керованої документації
Директива регулює створення, облік, затвердження, зберігання, архівацію та використання документів спілки.
POK-PKI-20260611-001 – Директива з управління сертифікатами, криптографічними ключами, електронними підписами та печатками
Директива встановлює правила експлуатації внутрішньої сертифікаційної інфраструктури, захисту криптографічних ключів, видачі та обліку сертифікатів, електронних підписів, печаток і часових міток.
POK-ETK-20260617-001 – Етичний кодекс спілки
Внутрішній регламент, що визначає основні цінності, принципи поведінки та відповідальне поводження з довірою донорів.
Документи в підготовці
Спілка готує зокрема:
- фінансову директиву та правила використання пожертв,
- правила конфлікту інтересів,
- правила прозорості, звітності та доказових матеріалів,
- правила роботи з фотографіями, відео та публічними матеріалами,
- правила щодо пожертв, підтверджень, сторнувань і помилкових платежів,
- правила платіжної інфраструктури та міжнародних переказів,
- регламент і правила електронного голосування,
- правила безпеки,
- правила доступів, ролей і роботи з SharePoint,
- правила справ, архівації та зберігання,
- зразки договорів і пожертв.
Повний внутрішній ідентифікатор планованому документу присвоюється лише під час його формального створення в обліку.
Регулярні виходи
Спілка за відповідні періоди готуватиме зокрема:
- річні звіти,
- бухгалтерські звіти та фінансову звітність,
- звіти про надану допомогу,
- протоколи загальних зборів і пов'язані рішення.
Електронна перевірка
Спілка експлуатує власну внутрішню сертифікаційну інфраструктуру для електронної перевірки документів, застосунків і пов'язаних послуг.
Публічний кореневий сертифікат Power of Kindness Root CA та інструкція з його перевірки доступні на окремій сторінці . Встановлення сертифіката не потрібне для звичайного користування веб-сайтом спілки.
Доступність документів
Деякі документи можуть бути опубліковані в повному тексті. Документи, що містять персональні дані, інформацію з безпеки, договірні домовленості або іншу конфіденційну інформацію, можуть бути недоступні публічно.
У виправданих випадках може бути надана публічна, анонімізована або скорочена версія документа, або інформація про його існування та мету.
Публічний перелік є інформаційним оглядом. Основним джерелом правди залишається внутрішній облік і фінальний документ, збережений у призначеному сховищі спілки.
Мовні версії
Основною та вирішальною мовою документації спілки є чеська. Окремі документи можуть бути перекладені для інформаційних цілей, зокрема українською або англійською.
У разі розбіжності між мовними версіями вирішальним є чеський текст документа, якщо для конкретного документа прямо не встановлено інше.